El objeto de esta guía es dejar una foto fija del archivo municipal de Carmona –del archivo de documentos escritos en papel– y proponer las bases para la aplicación de las nuevas tecnologías a la gestión de documentos y archivo, de la aplicación de la gestión electrónica en el Ayuntamiento de Carmona.
Pretende ajustarse a la realidad, es decir, mostrar no solo lo hecho, sino lo que resta por hacer. Así, por ejemplo, cuando se trata de instalaciones o de conservación, a la par que se describe la evolución de los espacios destinados a la instalación de los documentos, se detallan las deficiencias y las propuestas de solución; cuando se trata de trabajos técnicos, como la descripción o la redacción de un cuadro de clasificación, se indican las causas reales de la falta de este tipo se trabajos; cuando se habla de transferencias, es sólo de traslado de papeles de un espacio a otro, pues, la falta de recursos del archivo ha impedido establecer los cauces necesarios para la aplicación, al menos correcta, de unas instrucciones reguladas de esta operación;… etcétera.
Su redacción ha seguido la línea del esclarecedor artículo de Concepción Mendo Carmona: «Consideraciones sobre el método en archivística», (Documenta & Instrumenta, núm. 1, 2004). En él, la autora expone el fundamento de la metodología archivística: Por un lado, el principio de procedencia y el ciclo vital, y por otro, la identificación, como método analítico de esta ciencia y base del tratamiento archivístico de los documentos en las fases del ciclo vital.
A pesar de su incuestionable valor, si seguimos la sabia reflexión de Antonio García Rodríguez: «el archivo es: los documentos, el edificio, las personas y los dineros», el Archivo Municipal de Carmona, adolece todavía de la consideración ajustada de a r c h i v o. Conseguirla será, sin duda, la tarea de futuros archiveros, quienes también tendrán que afrontar el reto de aplicar y mantener las nuevas exigencias tecnológicas al tratamiento, conservación y servicio de los documentos, sin perder de vista que éstos, además de sus valores inmediatos (administrativos, fiscales,...), tienen y deberán tener otro valor no menos importante para las generaciones futuras: el histórico.
José María Carmona Domínguez, autor de esta guía, ha sido archivero municipal del Archivo Municipal de Tocina desde 1988, y del Archivo Municipal de Carmona, desde 2003.
